IA pratique : cinq manières d’utiliser ChatGPT Work dans votre business pour vous faire gagner du temps et faire des économies - ZDNET

Qu'il s'agisse de parcourir vos e-mails Gmail ou de repérer des conditions de prêt peu avantageuses, cet nouvel outil professionnel d’OpenAI peut devenir un assistant pratique dans la gestion de votre petite entreprise.

ChatGPT Work. Capture d'écran réalisée par Elyse Betters Picaro/ZDNET

Les points essentiels à retenir des gains de productivité possibles avec ChatGPT Work

• ChatGPT Work peut prendre en charge de véritables tâches courantes des petites entreprises.
• L’IA m’a fait gagner du temps sur cinq tâches très différentes.
• Les résultats peuvent être utiles, mais nécessitent tout de même une vérification humaine.

Chez ZDNET, nous nous sommes penchés sur ChatGPT Work et son cousin, Claude Cowork, ces agents IA autonomes qui apportent des gains de productivité substantiels à ceux qui les utilisent.

Au cours des derniers mois, j’ai mis ces deux outils à l’épreuve. Dans cet article, je vais mettre en avant cinq façons dont j’utilise ChatGPT Work dans mon activité. Revenez régulièrement sur ZDNET, car au cours des prochaines semaines, je publierai également des analyses plus approfondies sur des projets individuels utilisant à la fois ChatGPT Work et Claude Cowork.

1. Analyse des e-mails

J’utilise beaucoup ChatGPT Work pour l’assistance par e-mail. Au départ, l’idée de connecter Gmail à ChatGPT Work (et à Claude Cowork) m’a fait un peu peur, mais j’ai rapidement trouvé une méthode sûre. Je n’active la connexion que lorsque je confie à l’IA une tâche assez conséquente. Puis, je la désactive immédiatement après cette connexion.

Cette routine ajoute un peu de complexité, mais elle m’aide à mieux dormir sur mes deux oreilles la nuit.

L’une des façons dont j’utilise ChatGPT Work avec mes e-mails consiste à retrouver l’historique des conversations. Par exemple, je reçois une quantité énorme d’e-mails de relations publiques concernant l’IA et OpenAI en particulier. J’ai des échanges avec l’équipe d’OpenAI, mais je reçois également leurs communiqués de presse. Je reçois aussi des messages de tous les autres professionnels des RP qui souhaitent me proposer des points de vue de leurs clients.

Passer au crible ces messages pour en extraire les parties pertinentes peut s’avérer très chronophage. Se faire aider dans cette tâche constitue une utilisation pertinente du workflow « agentic ». Il convient toutefois de noter qu’il faut souvent affiner ses invites. J’ai commencé par cette instruction :

"Résume les 5 derniers messages des responsables des relations publiques d’OpenAI et identifie les décisions, les questions en suspens et les points sur lesquels je devrais assurer un suivi".

Malheureusement, ChatGPT Work a limité les résultats aux e-mails provenant du personnel d’OpenAI des services de relations publiques (en interne). Mais OpenAI fait principalement appel à une agence de relations publiques externe, ce qui a entraîné l’omission de la majeure partie de mes échanges.

Mais une instruction révisée, fournissant davantage de détails sur ce que je recherchais, a donné de bons résultats. Remarquez le mot « Gmail » en rouge au début du prompt. Il s’agit du connecteur Gmail, qui s’active lorsque vous tapez @gmail au début de l’instruction.

Capture d’écran des échanges par e-mail avec OpenAI. Capture d’écran réalisée par David Gewirtz/ZDNET

2. Des datas aux slides

J’ai constaté que ChatGPT Work est assez performant pour convertir des données brutes en pages PowerPoint. L’IA est très douée avec les données, mais a du mal avec l’esthétique des diapositives. La plupart des slides récentes sur lesquelles j’ai utilisé ce processus contiennent des données confidentielles, je ne peux donc pas les partager ici. Mais pour cet exemple, j’ai extrait des informations d’une des bases de données publiques de San Francisco, le registre public des incendies.

Ensemble de données publiques sur les incendies à San Francisco. Capture d’écran réalisée par David Gewirtz/ZDNET

Ce jeu de données est volumineux, avec près de 750 000 entrées. Un bataillon des pompiers de San Francisco est une unité opérationnelle du SFFD (pompiers) qui regroupe plusieurs casernes sous les ordres d’un seul commandant. Pour cet exemple, j’ai souhaité présenter les 10 bataillons ayant enregistré le plus grand nombre d’incidents.

Voici ma consigne.

Prompt pour générer la diapositive PowerPoint. Capture d’écran par David Gewirtz/ZDNET

Après une série de demandes d’autorisation, l’intelligence artificielle a produit cette diapositive. Il faut reconnaître que l’IA a compris que la couleur associée à ZDNET est le vert, mais elle a ensuite utilisé la mauvaise nuance. Elle a également redimensionné le graphique en laissant de très larges marges à l’intérieur de la slide.

Résultats PowerPoint assez médiocres. Capture d’écran par David Gewirtz/ZDNET

Une slide attrayante

Mais ne considérez pas ce résultat comme un échec de l'IA. Car elle a fait le plus gros du travail. L’outil a pris une page Web et l’a transformée en un graphique synthétique. Je n’aurais plus qu’à ajuster quelques couleurs et la mise en forme. ChatGPT Work a mis 13 minutes à accomplir cette tâche, pendant que je m’occupais de quelques corvées à la maison. C’est d’une grande aide!

Bien sûr, ChatGPT dispose d’excellents outils de visualisation.

Ainsi, lorsque je suis revenu sur ChatGPT Work et que je lui ai demandé d’utiliser ses fonctionnalités d’image en dehors de PowerPoint, il m’a fourni une slide bien plus attrayante.

Le résultat obtenu uniquement avec ChatGPT. Capture d’écran réalisée par David Gewirtz/ZDNET

3. Stratégie d’achats intégrés dans des applis

Cette utilisation de ChatGPT Work s'est révélée assez stupéfiante. Je travaille actuellement sur plusieurs applications Apple qui seront à terme proposées sur l’App Store et qui intègreront des achats intégrés.

Élaborer une stratégie tarifaire est assez complexe, d’autant plus que mes applications fonctionnent sur toutes les plateformes Apple (à l’exception du Vision Pro. Il faut décider quand présenter les offres, comment, quels tarifs appliquer, ce que ces abonnements incluent, et bien plus encore.

De plus, il est indispensable de bien comprendre le fonctionnement de l’application pour cerner sa base d’utilisateurs et ses fonctionnalités. Dans mon cas, au lieu de rédiger un cahier des charges pour ChatGPT Work afin de m’en servir comme point de départ, je me suis contenté de diriger l’IA vers le dossier du code source, de lui demander d’éviter d’apporter la moindre modification et de le lire. Je lui ai demandé d’apprendre tout ce que fait l’application à partir du code source lui-même.

Identifier des applications comparables sur l’App Store et le Google Play Store

Cette approche fonctionne. Je l’ai utilisée pour d’autres projets. À chaque fois, ChatGPT Work établit des listes de fonctionnalités marketing solides directement à partir du code. Ce processus me fait gagner énormément de temps et m’assure de ne rien oublier d’important lorsque je rédige des résumés de fonctionnalités.

J’ai également utilisé ChatGPT Work pour identifier des applications comparables sur l’App Store et le Google Play Store. J’ai demandé à l’IA de résumer les différentes stratégies de tarification utilisées par ces applications comparables. Work a échangé plusieurs allers-retours avec moi jusqu’à ce que nous aboutissions à une stratégie de tarification qui me convienne.

J’ai ensuite demandé à ChatGPT Work de créer une série d’instructions expliquant la stratégie tarifaire à Claude Code, ce qui a permis à Claude de la mettre en œuvre. Codex d’OpenAI aurait pu faire la même chose, mais j’utilise Claude pour mon développement Apple et Codex pour mon développement WordPress.

Au final, l’IA a accompli un travail considérable et m’a aidé à planifier une approche pour un projet assez ambitieux.

4. Évaluation de l’infrastructure électrique

Je surcharge mon dispositif de secours à batterie destiné à mon Fab Lab. À mesure que les imprimantes 3D deviennent plus grandes et plus puissantes, elles consomment davantage d’électricité. J’en suis arrivé à un point avec ce Fab Lab où mes onduleurs ne supportent plus la charge.

J’ai donc contacté le spécialiste en technologie Jackery. Mon collègue Adrian Kingsley-Hughes avait déjà fait l’éloge des appareils Jackery sur ZDNET. Je consacre la majeure partie de mes vidéos sur les imprimantes 3D à ma chaîne YouTube, mais j’accorde toujours la priorité absolue aux recommandations d’Adrian.

Lorsque Jackery s’est montré disposé à devenir partenaire du projet, l’étape suivante a consisté à leur envoyer une évaluation de mon installation électrique. Bon sang, je suis ingénieur en informatique, pas électricien! Mon expertise s’arrête généralement à 12 volts CC. Le courant domestique est bien plus puissant.

J’ai décrit chacune des imprimantes que je possède dans le Fab Lab, puis j’ai détaillé l’infrastructure électrique de la pièce. J’avais déjà vérifié ces circuits auparavant, j’avais donc une idée très précise de la capacité qu’ils pouvaient supporter.

Mais je ne savais pas exactement quelle était la charge totale sur les onduleurs lorsque les imprimantes 3D étaient en marche. ChatGPT Work a récupéré les caractéristiques techniques de chacune de mes imprimantes. L’IA a également parcouru le site de Jackery pour identifier les appareils les mieux adaptés à ma situation. Elle m’a ensuite fourni une recommandation détaillée sur la manière de remplacer mes onduleurs et m’a expliqué pourquoi certains appareils Jackery constitueraient de bien meilleurs substituts.

Jackery a eu la gentillesse de m’envoyer quatre unités. J’ai filmé les séquences d’illustration et je vais les installer dans le laboratoire cette semaine. ChatGPT Work m’a aidé à comprendre et à définir précisément mes besoins, ce qui rendra l’atelier de fabrication bien plus fonctionnel.

5. Analyse financière

Il y a quelques mois, nous avons reçu une offre de regroupement de crédits. L’une des meilleures pratiques de ma petite entreprise est la surveillance et l’analyse financières. Nous cherchons constamment des moyens de maintenir l’entreprise sur des bases financières solides.

Comme toutes les entreprises, nous avons un endettement non négligeable, réparti entre un petit nombre de fournisseurs. Ce prêt promettait de regrouper nos dettes et de réduire notre taux d’intérêt global, ce qui, en théorie, aurait pu nous faire économiser une somme non négligeable.

Mais nous ne prenons jamais ces offres pour argent comptant. Dès que des banquiers et des avocats se retrouvent dans une même pièce, on sait qu’il y aura des manigances. J’ai soumis alors ce prompt à ChatGPT Work :

Analyse ce document très attentivement. Cherche tout indice laissant penser qu’il s’agit d’une fraude ou, à l’inverse, tout élément indiquant clairement qu’il est légitime.

L’offre s'est montrée non frauduleuse. Elle provenait d’une entreprise crédible. Mais bon sang, les conditions étaient vraiment mauvaises. En effet, elles semblaient favorables à première vue. Mais les conditions générales révélaient que ce prêt comportait des modalités extrêmement défavorables. L’IA a détecté le problème avant que nous ne commettions une erreur tout à fait innocente, mais qui aurait pu nous coûter très cher...

Quel prompt pour l'analyse financière ?

Une autre application financière a consisté à demander à ChatGPT Work d’analyser nos habitudes de dépenses auprès de l’un de nos fournisseurs. Je lui ai donné cette consigne :

"Passe en revue les e-mails des 12 derniers mois et trouve toutes les factures ou tous les reçus provenant de [mon fournisseur]. Fais-moi un rapport sur ce qui a été dépensé auprès de [mon fournisseur] et à quelles fins".

Ce processus a nécessité à nouveau l’utilisation des e-mails, ainsi que l’agrégation de données. Une fois que ChatGPT Work a terminé, j’ai obtenu une analyse détaillée, catégorie par catégorie, de tous les achats et des tendances liés à ce fournisseur. Nous avons identifié quelques postes que nous pouvions réduire, mais nous avons également été soulagés de constater que la plupart de nos dépenses étaient raisonnables et conformes à nos prévisions.

J’aurais pu effectuer cette tâche moi-même, mais ChatGPT Work a transformé ce qui aurait été une journée de travail fastidieux et potentiellement source d’erreurs en une opération de 15 minutes donnant des résultats fiables.

N’oubliez pas de faire preuve de prudence avec ces outils IA

ChatGPT Work (tout comme Claude Cowork) peut être un outil incroyablement puissant. Au fur et à mesure que j’apprends à utiliser cette technologie depuis quelques mois, je trouve sans cesse de nouvelles tâches à leur confier.

Mais soyez prudent. Si vous donnez à ces IA l’accès à des informations sensibles, surveillez de près ces autorisations. Mais surveillez également ce que l’outil produit.

J’ai récemment confié à ChatGPT Work une mission de recherche approfondie consistant à examiner certains registres publics de ma ville. L’IA m’a remis un rapport complet, mais elle a confondu le nom d’une des conseillères municipales avec celui de la directrice des services municipaux. Ce ne sont pas leurs vrais noms, mais si la conseillère municipale s’appelait Ellen Ripley et que la directrice des services municipaux s’appelait Sarah Connor, le rapport aurait désigné la directrice des services municipaux sous le nom d’Ellen Connor. À ce stade, toute l’analyse devenait suspecte.

Ce que je veux dire, c’est ceci : ChatGPT Work est puissant, mais il commet des erreurs. Ne faites pas aveuglément confiance à l’IA. Utilisez-la comme un outil, mais sachez qu’elle n’est pas parfaite. Si vous gardez cette attitude, vous obtiendrez probablement de bons résultats.

Source : "ZDNet.com"